Eine der großen Stärken bei der Arbeit mit Microsoft Project ist es, dass Sie auch mit der Standardversion ein echtes Multiprojektmanagement planen und steuern können.
Mehrere (Teil-) Projekte, die zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt werden oder projektübergreifende Anordnungsbeziehungen (Verknüpfungen) die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Unternehmensprojekten abbilden.
Dazu gehört natürlich auch ein Ressourcenpool in dem alle Mitarbeiter, die in Projekten tätig sind als Arbeitsressourcen angelegt werden. Der Ressourcenpool wird mit den (Teil-) Projekten verknüpft und die Ressourcen können in allen Projekte zugeordnet werden. Dadurch wird die Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter über alle Projekte erfasst und dargestellt. Ressourcenkonflikte / Überlastungen lassen sich so schnell erkennen und ggfs. beseitigen.
Damit die Arbeit mit dem Ressourcenpool reibungslos klappt müssen ein paar Regeln eingehalten werden.
- Ressourcenpool-Datei zentral auf einem Share oder Netzwerk ablegen.
- Der Speicherort der Dateien nicht ändern.
- Der Ressourcenpool nur von einer Person pflegen lassen.
- Ressourcendaten nur im Ressourcenpool pflegen.
- Alle Projektdateien schließen, während der Aktualisierung des Ressourcenpools.
- Der Ressourcenpool während der Bearbeitung der Nutzerprojekte nur schreibgeschützt öffnen.
- Änderungen im Ressourcenpool-Kalender führen zu Änderungen in den Projekten.
- Ressourcenzuordnungen (Dauer, % Zuordnung) so aktuell wie möglich halten.
- Speichern unter… vermeiden. Dies könnte zu einer Doppelbelegung der Ressourcen führen. Die Verlinkung zwischen dem Ressourcenpool und den Projektkopien ggf. vorher entfernen!
- Beim Einsatz von Master- und Unterprojekten zuerst die Verknüpfung zwischen den Projekten und dem Ressourcenpool herstellen und dann die Unterprojekte in die Masterdatei einfügen.
- Regelmäßig eine Sicherheitskopie der Ressourcenpooldatei machen.
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