Die Arbeit mit Microsoft Project beginnt im Kopf

Bevor Sie Microsoft Project starten und beginnen, ein Projekt anzulegen, sollten Sie sich ausführlich Gedanken über die Struktur Ihren Projektes machen. Sie erleichtern sich die spätere Arbeit damit ungemein.
Im Projektmanagement spricht man davon, einen Projektstrukturplan anzulegen. Dazu gibt es weitschweifige Ausführungen und Überlegungen. Ich möchte mich hier auf das Wesentliche beschränken.
 

Grundsätzlich besteht ein Projektplan aus nur vier Elementen:

Phasen oder Sammelvorgänge
Meilensteine
Vorgänge und
Anordnungsbeziehungen.

Bevor Sie sich an MS Project begeben legen Sie zunächst einmal fest, in welche Phasen Sie Ihr Projekt zerlegen wollen.
Also zum Beispile beim Bau eines Einfamilienhauses. Grobplanung, Finanzierung, Detailplanung, Grundstückserwerb, Grundstück vorbereiten, Rohbau, Innenausbau und Aussenanlagen.
Die Phase Innenausbau kann man in Sub-Phasen (Unterphasen) unterteilen: z.B. Elektro, Sanitär, Fliesen, Holzbau etc.
Jede Phase beginnt und endet mit einem Meilenstein! Der Abschlussmeilenstein der Phase hat im Projektmanagement einen eigenen Namen. Man bezeichnet diesen als Lieferumfang oder Deliverable. Dieser beschreibt genau, welches nachprüfbare Ergebnis in Ihrem Projekt erreicht sein soll, wenn die Phase abgeschlossen ist. Die Finanzierungsphase endet mit einer Finanzierungszusage der Bank, die Erwerbsphase des Grundstücks mit dessen Übereignung, die Rohbauphase mit einem geschlossenen Rohbau etc.
Verwenden Sie ruhig etwas Zeit darauf, das Phasenergebnis detailliert zu beschreiben. Denn nur dann, wenn Sie genau wissen, was am Ende der Phase erreicht sein soll, können Sie auch detailliert festlegen, was alles getan werden muss, um dieses Ergebnis zu erreichen. Das sind dann später die Vorgänge, die Sie in den Phasen planen.
Für viele Projektarten gibt es Modelle für die Phasen innerhalb des Projekts. Man nennt diese auch Vorgehensmodelle. Eines davon ist das vorstehend beschriebene Vorgehen beim Bau eines Einfamilienhauses. Sie auch Abbbildung EFH.
Ein anderes wird in der Softwareentwicklung verwendet. Dieses ist nicht das einzige aber ein wichtiges, wenn Sie Ihr Entwicklungsprojekt als "Wasserfallmodell" planen.

Diese Vorgehensweise erleichtert Ihnen die Arbeit mit Microsoft (oder jedem anderen Projektplanungsprogramm) ungemein. Die Zeit, die Sie zur Erstellung einer Projektstruktur - am bestem mit Bleistift und Papier - aufwenden, sparen Sie bei der Projektplanung mit MS Project mehrfach wieder ein.

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