Der rote Faden in der Projektplanung mit Microsoft Project (passt auch für OpenProj / ProjectLibre)

Die am häufigsten gestellte Frage am Ende eines MS Project Trainings oder Seminars lautet: "Haben Sie nicht so eine kurze Zusammenfassung, wie ich bei der Projektplanung vorgehen sollte? Ich kann mir das nicht alles auf Anhieb merken."

Also, hier ist er: Ihr roter Faden bei der Projektplanung.

Legen Sie einen Projektkalender an. Dieser sollte alle Feiertage des Landes oder Bundeslandes enthalten, in dem die meisten Vorgänge bearbeitet werden. Dieser Projektkalender ist später auch der Basiskalender für Ihre Ressourcenkalender. Sie brauchen dann nicht in diese die Feiertage noch einmal eintragen sonder nur die individuellen Urlaubstage der Ressourcen.
Damit es nicht zu Konfusionen kommt, sollte der Projektkalender für alle Projekte eines Unternehmens als verbindlich festgelegt werden. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie mit MS Project Multiprojektmanagement betreiben; also mehrere (Teil-)Projekte miteinander verknüpfen und mit einem gemeinsamen Ressourcenpool arbeiten möchten. Speichern Sie den Kalender in der Global.mpt, der globalen Vorlagendatei von MS Project. (Siehe auch hier...)
Weisen Sie einem neuen Projekt immer den (Unternehmens-) Projektkalender über die Projektinfo zu.
Legen Sie in der Projektinfo (Menüband Projekt - Gruppe Eigenschaften - Projektinformationen) das Projektstartdatum fest. Dieses können Sie später immer wieder anpassen.
Der häufigste Anfängerfehler ist es, in die Spalten "Anfang" und "Fertig stellen" (bis Project 2007 "Ende"), einen Termin einzutragen. Dieses führt, wenn Sie (noch) nicht genau wissen was Sie tun, zu ungewollten Termineinschränkungen. Die Termine in diesen Spalten sind berechnete Termine, die sich aus dem Projektstartdatum, den Vorgängern, deren Dauer und den Anordnungsbeziehungen ergeben.
Erstellen Sie sich eine Projektstruktur (Die Regeln des Projektmanagements fordern hier einen Projektstrukturplan [PSP]). Gliedern Sie Ihr Projekt in Phasen, die Sie mit einem Meilenstein abschließen, der das Phasenergebnis eindeutig beschreibt. Nur dann wissen Sie oder können Sie wissen, was detailliert zu tun ist, um das Phasenergebnis zu erreichen. Diese Tätigkeiten sind Ihre Vorgänge.
Geben Sie die Phasen, Vorgänge und Meilensteine ein und gliedern Sie Ihr Projekt.
Überlegen Sie sich für die Vorgänge ob Sie die Dauer oder die Arbeit schätzen wollen. Stellen Sie die Vorgangsart ein. (Feste Einheiten, Feste Arbeit oder Feste Dauer)
Blenden Sie sich, falls Sie die Arbeit schätzen, die Spalte "Arbeit" ein.
Geben Sie die Schätzwerte für Dauer bzw. Arbeit ein.
Verknüpfen Sie die Vorgänge mit Anordnungsbeziehungen. Verwenden sie nicht nur die "Normalfolge" Ende-Anfang sonst wird Ihre Projektdauer u.U. zu lang. Arbeiten Sie mit (Teil-)-Parallelisierung der Vorgänge.
Blenden Sie den Projektsammelvorgang und die Gliederungsnummern ein.
Legen Sie Ihre Ressourcen (Arbeit, Material, Kosten) in der Ressourcentabelle an.
Bearbeiten Sie die Ressourcenkalender Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen. geben Sie die individuellen Urlaubstage ein.
Weisen Sie den Vorgängen Ressourcen zu. Arbeiten Sie dabei bei Vorgängen, die weit in der Zukunft liegen mit generischen Ressourcen.
Überprüfen Sie die Ressourcenauslastung und gleichen Sie ggfs. Überlastungen ab. Starten Sie niemals ein Projekt, wenn Sie in der Planungsphase schon Ressourcenkonflikte haben.
Kapseln Sie Ihre Phasen. Jede Phase endet und beginnt mit einem Meilenstein.
Legen Sie Ihre Risiko-Termin-Puffer je Phase fest und verankern diese im Terminplan, in dem Sie den Start-Meilenstein der Folge-Phase mit einem "Muss anfangen am.." Termin einschränken, der um die Pufferzeit gegenüber dem berechneten Termin nach hinten versetzt wird.
Setzen Sie Ihre von aussen vorgegebenen Termine. Schränken Sie diese über die Termineinschränkungen ein.
Jetzt steht Ihr Termin- und Ablaufplan. Vereinbaren Sie diesen als Grundlage für Ihr Projekt mit dem Projektauftraggeber.
Erstellen Sie einen Basisplan,damit Sie Soll- / Plan-Werte bekommen. (Sie haben bisher nur berechnete Termine, keine geplanten Termine. das sehen Sie zum Beispiel in der Kostentabelle oder der Tabelle Überwachung.)
Aktualisieren Sie regelmäßig (wöchentlich?) Ihren Plan in dem Sie die aktuellen Werte für die Vorgänge eingeben. (Wann haben wir wirklich begonnen? Wie lange hat es wirklich gedauert? Wieviel Arbeitsstunden haben wir bisher aufgewandt? Wieviel müssen wir noch?) Nur ein aktuell gehaltener Plan ist ein sinnvoller Plan, der Ihnen als Projektverantwortlichem die Möglichkeit gibt, ein Projekt zu steuern. Nur wenn Sie Abweichungen zwisch Plan und Ist erkennen, könne sie über sinnvolle Steuerungsmaßnahmen wie z.B. Mehrarbeit, Einsatz weiterer Ressourcen, externe Mitarbeiter etc. sinnvoll nachdenken.
Erstellen Sie wöchentlich einen Projektreport. Wenn dieses nicht ohnehin von Ihrem Auftraggeber gefordert ist, dann für Sie selbst. Damit können Sie später den Ablauf des Projekts nachverfolgen und ggfs. Schlüsse für Folgeprojekte ziehen. (Lessons learned).

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